صورتجلسه به نوشته‌ای گفته میشود که همه رویدادها و گفتگوهایی که در جلسات اتفاق می‌افتد، در آن به ثبت می‌رسد و شامل مشخصات اعضایی که در جلسه شرکت کرده‌اند، تاریخ، محل برگزاری جلسه و تصمیمات اتخاذ شده است. در واقع تنظیم صورتجلسه رسمیت جلسه را مشخص می‌کند.
به‌منظور ایجاد هرگونه تغییرات (تغییر نام، تغییر آدرس، تغییر موضوع، انتقال سهام، افزایش و کاهش سرمایه، انحلال شرکت) و اعمال ایده‌های جدید ارائه شده در شرکت، ضوابط مشخصی وجود دارد که در قالب صورتجلسات ارائه میشود. ثبت تغییرات در شرکت، با تنظیم و تدوین صورتجلسه در اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌گیرد.
اگر اقدام به ثبت شرکت نموده یا قصد تأسیس آن را دارید حتماً در آینده با صورتجلسه سروکار خواهید داشت. بنابراین تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
نکاتی در مورد ثبت صورتجلسه شرکت‌ها
- تأسیس شرکت‌ها و مؤسسات مراقبتی و حفاظتی با مجوز ناجا انجام می‌گیرد.
- ثبت مؤسسه غیرتجاری به مجوز نیاز دارد اما زمان ثبت تغییرات، نیازی به مجوز نیست.
- مؤسسات قرآنی برای ثبت، ملزم به دریافت مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و سازمان تبلیغات اسلامی هستند.
- نهادهای پولی و اعتباری مثل بانک‌ها، تعاونی‌های اعتباری، صرافی‌ها، مؤسسات اعتباری، صندوق‌های قرض‌الحسنه و شرکت‌های لیزینگ برای تأسیس و اعمال تغییرات، ملزم به اخذ مجوز از بانک مرکزی هستند.
- ارائه گواهی سوءپیشینه کیفری برای مدیرعامل و اعضای هیئت‌مدیره و بازرسان در شرکت‌های تجاری هنگام تأسیس شرکت الزامی است ولی زمان اعمال تغییرات تنها اظهار و تائید عدم سوءپیشینه کیفری مدیران و بازرسان در زیر صورتجلسه مجامع عمومی و عادی کفایت می‌کند.
- مؤسساتی که برای فعالیت خود از بانک مرکزی مجوز نگرفته‌اند، زمان ایجاد تغییرات یا انحلال نیازی به اخذ مجوز ندارند. ولی مؤسساتی که هنگام تأسیس از بانک مرکزی مجوز اخذ کرده بودند برای تغییرات و انحلال نیز ملزم به اخذ مجوز هستند.
- مؤسسات و تعاونی‌های دانش‌بنیان برای تأسیس، ملزم به اخذ مجوز از وزارت علوم، تحقیقات و فناوری هستند.
- داشتن پروانه وکالت، برای ثبت شرکت حقوقی لازم نیست.
- تبدیل سهام بانام به بی‌نام و بالعکس، باید به تصویب مجمع عمومی فوق‌العاده مبنی بر تبدیل سهام برسد.
- نقل‌وانتقال سهام بانام و بی‌نام نیازمند اخذ گواهی مالیاتی نقل‌وانتقال سهام است.
- تأسیس مؤسسات مترجمی اسناد با ارائه پروانه ترجمه امکان‌پذیر است.
- در نقل‌وانتقال سهام همراه بی‌نام در اداره ثبت شرکت‌ها نیازی به آگهی نیست و صورتجلسه نقل‌وانتقال سهام به همراه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی، و همچنین گواهی نقل‌وانتقال مالیاتی به منظور تطبیق و تکمیل بانک اطلاعات جامع سهامداران از متقاضی دریافت میشود.
روش تدوین صورتجلسه
- ابتدا شماره صورتجلسه بر مبنای استمرار یا دوره‌ای بودن وارد میشود.
- همه مشخصات اعضایی که در جلسه شرکت می‌کنند وارد میشود.
- دستور جلسه نوشته میشود.
- مطالبی که در جلسه در مورد آنها بحث و گفتگو شده وارد میشود.
- همه تصمیماتی که در جلسه گرفته شده نوشته میشود.
- زمان شروع و زمان اتمام جلسه نوشته میشود.
- محلی که جلسه در آن تشکیل شده وارد میشود.
- در صورتی‌که ادامه گفتگو به جلسه بعدی موکول شود، در صورتجلسه باید زمان و مکان و دستور بعدی معین شود.
- اعضایی که در جلسه حضور دارند باید صورتجلسه را امضا کنند.
تدوین صورتجلسه
چگونگی ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
- تکمیل اطلاعات شرکت برای ثبت تغییرات.
- وارد کردن شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …)
- مشخص کردن نوع صورتجلسه (مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی و …) نسبت به نوع شرکت نوع صورتجلسه تغییر می‌کند.
- مشخص کردن آیا شرکت با اکثریت افراد تشکیل شود یا با همه اعضا توسط نصاب جلسه.
- وارد کردن نام و نام خانوادگی، شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع‌رسانی در مواقع خاص.
- مشخص کردن سمت متقاضی (اصیل یا وکیل)
- وارد کردن تاریخ جلسه برگزار شده.
- وارد کردن ساعت شروع و خاتمه جلسات تشکیل شده با رعایت تقدم و تأخر ساعات تشکیل جلسات.
- دریافت شماره دسترسی 19 رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقتی.
- مشخص کردن نام و نام خانوادگی و سمت امضاکننده دفتر.
- انتخاب یکی از گزینه‌های موجود از فهرست نوع تصمیم و کلیک بر روی کلید افزون تصمیم جلسه.
- معین کردن نام‌های درخواستی (نباید بیش از 5 اسم باشد)
- مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حضور داشتند (سهامدار و …)
- وارد کردن مشخصات شخص.
- وارد کردن شماره ملی اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه اشخاص غیرایرانی.
- وارد کردن نام، شماره ملی و شماره ثبت شخص درصورتی‌که شخص حقوقی باشد.
متن صورتجلسه به منظور ایجاد و ثبت تغییرات شرکت
- تایپ متن ثبت تغییرات صورتجلسه و در صورت نیاز استفاده از متون پیش فرض موجود در سامانه با کلیک بر روی گزینه “کلید دریافت متن پیشنهادی رایانه”.
- کلیک بر روی پذیرش نهایی
- بعد از وارد کردن اطلاعات صورتجلسه توسط درخواست‌کننده، کلیک جهت ارسال صورتجلسه مکانیزه به ثبت شرکت‌ها
- صدور تأییدیه پذیرش توسط رایانه.
- مشاهده تأییدیه پذیرش با انتخاب گزینه چاپ.
مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
- کپی اساسنامه و اظهارنامه
- کپی آگهی تأسیس، آگهی روزنامه، آگهی آخرین تغییرات
- کپی شناسنامه و کارت ملی اعضا هیئت‌مدیره فعلی و جدید
اگر می‌خواهید بدانید برای ثبت شرکت چه مدارکی مورد نیاز است مقاله مدارک ثبت شرکت را مطالعه کنید.
مدارک مورد نیاز برای ثبت صورتجلسه
آنچه در تنظیم صورتجلسات هیأت مدیره مهم است
- جلسات هیأت مدیره با حضور بیش از نصف اعضای هیأت مدیره رسمیت دارد.
- تصمیمات آنها نیز با اکثریت آرای حاضرین در جلسه اتخاذ می‌گردد مگر اینکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.
- برای هر یک از جلسات هیأت مدیره باید صورتجلسه‌ای تنظیم و لاأقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.
- در صورت جلسات هیأت مدیره، نام مدیران حاضر و غایب قید میشود و خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات نیز با قید تاریخ منعکس می‌گردد.
- ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیأت مدیره را اساسنامه تعیین می‌کند. ولی در هرحال، چنانچه بعد از گذشت یک ماه از جلسه قبلی، جلسه هیأت مدیره تشکیل نشده باشد یک‌سوم اعضای هیأت مدیره می‌توانند از اعضاء برای تشکیل جلسه دعوت بعمل آورند.
- چنانچه هر یک از مدیران با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود.
نکته 1: جلسات هیأت مدیره با حضور بیش از نصف اعضای هیأت مدیره رسمیت دارد و تصمیمات آنها نیز با اکثریت آراء حاضرین در جلسه اتخاذ می‌گردد؛ مگر اینکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.
نکته 2: برای هر یک از جلسات هیأت مدیره باید صورتجلسه‌ای تنظیم و لاأقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. (ماده 123)
نکته 3: در صورت جلسات هیأت مدیره نام مدیران حاضر و غایب قید میشود و خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات نیز با قید تاریخ منعکس می‌گردد. چنانچه هر یک از مدیران با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود.
مدارک لازم برای صورتجلسه تغییر اعضای هیأت مدیره
- کلیه مدارک ثبتی شرکت به همراه روزنامه تأسیس و تغییرات شرکت
- کپی برابر اصل شده مدارک شناسایی اعضای هیأت مدیره
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده
در تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده نام شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی و همچنین سرمایه شرکت باید قید شود و در صورتجلسه تاریخ و زمان شروع برگزاری مجمع عنوان میشود. ابتدای صورتجلسه باید دستور جلسه مشخص گردد و اگر تصمیم‌هایی که قرار است اتخاذ گردد چند مورد باشد حتماً تمام موارد ذکر گردد. پس از تنظیم صورتجلسه تمام اعضا باید با امضای خود تأییدیه این تغییرات را اعلام دارند.
مراحل ثبت تغییرات شرکت در قالب صورتجلسه
- ارائه مدارک (ارائه تمام اطلاعاتی که مشتری میخواهد آنها را در تغییرات اعمال نماید).
- تنظیم صورتجلسه
- امضا شدن صورتجلسه و وکالت نامه
- پذیرش و ثبت نام اینترنتی تغییرات شرکت‌ها
- ارسال صورتجلسه از طریق پست
- پیگیری تغییراتی که ثبت شده
- پرداخت فیش های ثبتی
- دریافت آگهی ثبتی توسط وکیل از اداره ثبت شرکت ها
- پرداخت هزینه های روزنامه رسمی برای ثبت نام
- درخواست دریافت روزنامه رسمی از طریق سایت
- ارائه آگهی روزنامه رسمی به مشتری
جمع‌بندی
در این مقاله به طور کامل به مبحث صورتجلسه پرداخته شد. شما به خوبی با مفهوم آن و موضوعاتی که در صورتجلسه قید میشود آشنا شدید. کارشناسان ما در ثبت اریکه پاسخ‌گوی تمام سؤالات شما در این بخش خواهند بود. همچنین می‌توانید از مشاوره ما برای ثبت برند، دریافت کد اقتصادی و… استفاده نمایید.
برای خواندن مطالب بیشتر در رابطه با مراحل ثبت شرکت به صفحه لینک شده مراجعه کنید.
سلام. اگه بخوایم هیئت مدیره رو تغییر بدیم چه مدارکی نیاز داریم؟
سلام. مدارک لازم برای صورتجلسه تغییر اعضای هیأت مدیره شامل کلیه مدارک ثبتی شرکت به همراه روزنامه تأسیس و تغییرات شرکت و کپی برابر اصل شده مدارک شناسایی اعضای هیأت مدیره میشود.
سلام ممنون از مقاله خوبتون
صورت جلسه باید به امضای تمام مدیران برسه؟
سلام دوست عزیز
ممنون از شما
صورتجلسه باید به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.