اگر اقدام به ثبت شرکت نموده باشید می‌دانید تمام شرکت‌ها و افراد تاجر باید قبل از اتمام سال مالی نسبت به پلمپ دفاتر اقدام نمایند تا جریمه مالیاتی نشوند. طبق ماده ۶ قانون تجارت، کلیه شرکت‌های تجاری برای اظهار هزینه و درآمد خود به پلمپ دفاتر نیاز دارند. در این مقاله می‌خواهیم بدانیم پلمپ دفاتر چیست و چه کاربردی دارد؟ با ما همراه باشید تا با صفر تا صد این موضوع آشنا شوید.
انواع دفاتر تجاری برای پلمپ دفاتر
تمام تاجران براساس قانون تجارت وظیفه دارند دفاتر قانونی را دریافت و سپس تکمیل نمایند.
- دفتر روزنامه: ثبت کلیه مراودات مالی و تجاری به صورت روزانه از جمله ظهرنویسی، خریدوفروش، صادرات و واردات و…
- دفتر کل: در دفتر کل ریزهزینه‌های دفتر روزانه به شکل هفتگی وارد می‌شود.
- دفتر دارایی: تاجران در این دفاتر تمام اموال منقول و غیرمنقول و تمام دیون مطالبات سال گذشته را ثبت می‌کنند.
- دفتر کپیه: در این دفتر تاجر تمام مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌ها را در آن ثبت می‌نماید.
دو دفتر روزنامه و دفتر کل برای پلمپ دفاتر استفاده می‌شوند. این دفترها با توجه به کارکردی که دارند ۵۰برگ، ۱۰۰برگ یا ۱۵۰برگ هستند.
انواع دفاتر تجاری برای پلمپ
ثبت پلمپ دفاتر
شما به دو روش می‌توانید پلمپ دفاتر را انجام دهید.
- در روش اول شما تمام مراحل را که در ادامه شرح می‌دهیم خودتان یک به یک طی می‌کنید.
- در روش دوم کافی است فقط مدارک مربوطه را به ما ارائه دهید تا کارشناسان ما در حداقل زمان ممکن و دقیق این فرآیند را برای شما انجام دهند.
مراحل پلمپ دفاتر
برای پلمپ دفاتر در روش اول مراحل زیر را طی کنید:
- وارد سایت اداره ثبت شرکت‌ها شوید.
- گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی را انتخاب نمایید.
- اگر شخص حقیقی هستید گزینه حقیقی و اگر شرکت هستید گزینه حقوقی را انتخاب کنید.
- شما می‌توانید تقویم را به صورت شمسی یا میلادی انتخاب کنید.
- شروع سال مالی را با توجه به اینکه برای سال جاری یا سال آینده می‌خواهید انتخاب کنید.
- اگر شخص حقوقی هستید باید اطلاعاتی که در سایت اداره ثبت شرکت‌ها بارگذاری شده را تأیید کنید. درج صحیح نشانی در این بخش مهم است. زیرا دفاتر پلمپ به همین آدرس ارسال خواهند شد.
- در این بخش شما، اطلاعات فردی را که اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری را امضا می‌کند می‌نویسید. دقت کنید که این اطلاعات طبق پایگاه داده سازمان ثبت احوال باشد.
- در این مرحله اطلاعات اعضای هیئت مدیره را وارد و ثبت می‌کنید.
- نوع دفتری که تقاضا دارید را مشخص می‌کنید. (هر دو دفتر روزنامه و دفترکل را انتخاب کنید)
- در این مرحله صحت اطلاعات وارد شده را تأیید و پذیرش نهایی را انتخاب می‌کنید.
- تمامی مدارک، اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری چاپ و مهر و امضاشده را در پاکت مخصوص پلمپ بگذارید، رسید پذیرش را روی آن بچسبانید و به اداره پست تحویل دهید.
درنهایت شما می‌توانید رسید پستی را از مأمور اداره پست تحویل بگیرید، وارد بخش پیگیری درخواست در سایت اداره ثبت شرکت‌ها شوید. موارد مربوطه را تکمیل کنید و منتظر باشید تا به شما پیامک دهند و هزینه پلمپ را پرداخت کنید. پس از پرداخت هزینه صبر کنید تا دفاتر پلمپ به دست شما برسد.
مراحل پلمپ کردن دفاتر تجاری
پلمپ دفاتر تازه تاسیس
شرکت‌هایی که تازه تاسیس هستند لازم است پس از ثبت، درخواست دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر را انجام دهند. اگر شرکت‌ها از طریق پنجره واحد تاسیس شوند، بعد از پایان مراحل ثبت و گرفتن پیش‌نویس آگهی، باید به باجه مربوطه مراجعه کنند. درنهایت درخواست خود را ثبت کنند تا کارشناس مربوطه ثبت نام دفاتر قانونی را انجام دهد. مراحل پلمپ از سایت اداره ثبت شرکت‌ها قابل انجام است.
مدارک موردنیاز برای پلمپ دفاتر
هر یک از اشخاص حقیقی و حقوقی برای پلمپ دفاتر نیاز است مدارک زیر را آماده کنند.
مدارک اشخاص حقیقی:
- کپی کارت ملی و شناسنامه
- ارائه اصل اظهارنامه که از سامانه دریافت شده است.
- ارائه فرم اظهارنامه که تکمیل شده است.
مدارک اشخاص حقوقی:
- ارائه اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت شده و به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده است.
- ارائه کپی کارت ملی شخص مدیرعامل
- اشخاص حقوقی دولتی نیاز به ارائه تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه دارند.
- کپی روزنامه رسمی از آخرین تغییرات شرکت از جمله مدیران، دارندگان امضا، نام و…
چرا پلمپ دفاتر رد می‌شوند؟
طبق آیین‌نامه موجود و مقررات باید دفاتر قانونی پلمپ شود. طبیعتاً هرگونه ایرادی که در دفاتر وجود داشته باشد باعث رد شدن پلمپ دفاتر و درنهایت جریمه‌های مالیاتی خواهد شد. زمانی که این دفاتر پذیرفته نمی‌شوند بدان معنا است که معاملات و موارد مالی که طی یک سال در آن درج شده است با استاندارد سازمان مالیات مطابقت ندارد. بنابراین توسط کارشناس اداره مالیات رد می‌شود.
عواملی که باعث رد شدن پلمپ دفاتر می‌شود به شرح زیر است:
- ثبت نشدن یک یا چند فعالیت مالی
- اگر دفاتر از وضعیت پلمپ خارج شده باشند.
- پاک کردن مواردی که در دفتر درج شده است.
- اگر صفحه یا صفحاتی در روزنامه بیشتر از حالت معمول، سفید باشد یا صفحه‌ای به طور کامل سفید باشد.
- دفاتر یک یا چند برگ نداشته باشند.
- بخشی از یک فعالیت یا تمام آن، بین سطور دفتر نوشته شده باشد.
- اگر موارد درج شده در دفتر به وسیله مواد شیمیایی، جوهر یا امثال آن ناپدید شود.
- اگر خلاصه‌ای از فعالیت‌های مالی شعب در دفاتر ثبت نشود.
- اگر اطلاعات ثبت شده با مداد باشد.
- اگر هر یک از حساب‌های بانکی و یا نقدی بستانکار گردد.
- اگر صرفاً از یک دفتر پلمپ برای ثبت موارد مالی طی چند سال استفاده شود.
- در صورت ثبت رویداد مالی که اتفاق نیفتاده است.
زمان پلمپ دفاتر
زمان درست پلمپ دفاتر، بستگی به سال مالی شرکت شما دارد. در واقع این دفاتر براساس سال مالی تنظیم می‌شوند. ممکن است سال مالی شما از شروع فروردین تا پایان اسفند باشد. در این شرایط شما می‌توانید برای پلمپ دفاتر از فروردین تا اسفند همان سال اقدام کنید.
ممکن است این سؤال برای شما پیش بیاید که اگر شرکت یک سال مالی فعالیت نداشته باشد همچنان نیاز به دریافت این دفاتر است؟ بله. درواقع شرکت حتی در صورت عدم فعالیت باید اقدام به دریافت دفاتر در زمان مقرر کند. پس از آن که سال مالی به پایان رسید، ۴ ماه فرصت دارید تا دفاتر را سفید به اداره مالیات تحویل دهید.
علت پلمپ دفاتر
اگر پلمپ دفاتر را انجام ندهیم چه اتفاقی می‌افتد؟ شاید این سؤال شما هم باشد که تمام این فرآیند برای چه انجام می‌شود؟ یکی از مهم‌ترین مسائلی که بابت آن دفاتر پلمپ می‌شوند، شفاف شدن درآمد و منابع و مصارف مالی شما است. این موضوع به اداره مالیات کمک می‌کند تا میزان مالیات بر درآمد شما را تعیین کند. بنابراین احتمالاً دیگر نیازی به پیگیری پرونده مالیاتی در مورد این موضوع نخواهید داشت.
بنابراین شما با داشتن دفاتر پلمپ می‌توانید اظهارنامه مالیاتی را تسلیم کنید و در عین حال قادر به اخذ کارت بازرگانی خواهید بود. این دفاتر پلمپ را حسابرس و ممیز مالیاتی به شکلی دقیق مورد بررسی قرارمی‌دهد. بنابراین دقت کنید که هیچ گونه مشکل، خط‌خوردگی، پارگی و… در آن به چشم نخورد.
سخن آخر
از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بودید، سپاس‌گزاریم. در این مطلب اطلاعات دقیق و مهم در ارتباط با پلمپ دفاتر در اختیار شما عزیزان قرار گرفت. در صورت وجود هرگونه سؤال و ابهام می‌توانید با کارشناسان ما تماس گرفته و از مشاوره تخصصی ما استفاده نمایید. ثبت اریکه از ابتدا تا پایان تکمیل فرایند مورد نظر همراه شما خواهد بود.
سوالات متداول
سلام خسته نباشین برای پلمپ دفاتر از چه سایتی باید اقدام کنیم؟
سلام دوست عزیز ممنون از همراهی شما
وارد سایت اداره ثبت شرکت‌ها شوید