پلمپ دفاتر یکی از موضوعات بسیار مهمی است که اگر ثبت شرکت انجام داده باشید با آن سر کار خواهید داشت. در واقع پلمپ دفاتر یک فرایند و مرحله ضروری و اجباری است که همه شرکت‌هایی که ثبت قانونی شده‌اند، چه فعال باشند و چه نباشد باید آن را انجام بدهند. اگر شما تمایل دارید که در مورد پلمپ دفاتر و جزئیات مربوط به آن بیشتر بدانید این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.
پلمپ دفاتر چیست؟
مطابق با قانون و برای شفاف و روشن شدن تمامی حساب و کتاب‌های شرکت‌های قانونی دفاتر قانونی مختلفی وجود دارد که صاحبان شرکت‌های مختلف ملزم به دریافت این دفاتر و ثبت تمامی فعالیت‌های اقتصادی و تجاری به صورت سالیانه در آن هستند. بعد از گذشت یک سال با بررسی این دفاتر قانونی می‌توان به صورت دقیق و شفاف تمامی سود و زیان شرکت را بررسی کرده و مالیات را مطابق با درآمد و سود شرکت‌ها تعیین کرد. تمامی شرکت‌های قانونی در کشور جمهوری اسلامی ایران باید به صورت سالیانه این دفاتر را دریافت و تکمیل کنند.
به صورت کلی چهار دفتر به اسم دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه وجود دارد که فقط دفتر روزنامه و دفتر کل اجباری و ضروری هستند. به این دلیل به این فرایند پلمپ دفاتر می‌گویند که بعد از بررسی و تکمیل این دفاتر آن‌ها پلمپ شده و هیچ نوع تغییری در آن‌ها اعمال نخواهد شد. در ادامه به دلیل اهمیت دفتر روزنامه و دفتر کل فقط آن‌ها را با هم بررسی خواهیم کرد.
دفتر روزنامه چیست؟
همانطور که در بالا به آن اشاره شد دفتر روزنامه یکی از دفاتر بسیار مهم پلمپ است. به زبان ساده دفتر روزنامه دفتری است که تمامی هزینه‌های مربوطه به سود و زیان به صورت روزانه در آن ثبت می‌شود.
دفتر کل چیست؟
یکی دیگر از دفاتر بسیار مهم پلمپ، دفتر کل است. اطلاعات و جزئیاتی که در این دفتر باید وارد شود مربوط به هزینه‌های سود و زیان به صورت هفتگی است.
انواع دفاتر تجاری برای پلمپ دفاتر
تمام تاجران براساس قانون تجارت وظیفه دارند دفاتر قانونی را دریافت و سپس تکمیل نمایند.
- دفتر روزنامه: ثبت کلیه مراودات مالی و تجاری به صورت روزانه از جمله ظهرنویسی، خریدوفروش، صادرات و واردات و…
- دفتر کل: در دفتر کل ریزهزینه‌های دفتر روزانه به شکل هفتگی وارد می‌شود.
- دفتر دارایی: تاجران در این دفاتر تمام اموال منقول و غیرمنقول و تمام دیون مطالبات سال گذشته را ثبت می‌کنند.
- دفتر کپیه: در این دفتر تاجر تمام مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌ها را در آن ثبت می‌نماید.
دو دفتر روزنامه و دفتر کل برای پلمپ دفاتر استفاده می‌شوند. این دفترها با توجه به کارکردی که دارند ۵۰برگ، ۱۰۰برگ یا ۱۵۰برگ هستند.
زمان اخذ دفاتر پلمپ
یکی از سوالاتی که ممکن است در حوزه دریافت دفاتر پلمپ پیش بیاید این است که چه زمانی برای اخذ و دریافت این دفاتر باید اقدام کرد. بعد از اینکه شرکت شما به ثبت قانونی و رسمی رسید، شما تا دو ماه فرصت دارید که در جهت دریافت دفاتر قانونی اقدام کنید در غیر این صورت مشمول مجازات و جریمه‌های مالیاتی مختلفی می‌شوید. مطابق با قانون دریافت این دفاتر باید قبل از شروع سال مالی جدید باشد.
مثلاً اگر شما قصد دارید که دفاتر پلمپ سال ۱۴۰۲ را دریافت کنید باید برای دریافت این دفاتر تا قبل از اتمام اسفند سال ۱۴۰۱ اقدام کنید. در صورتی که دفاتر پلمپ قبل از اتمام سال مالی به پایان برسند باید برای دریافت دفاتر جدید اقدام کرد.
مدت زمان اخذ پلمپ دفاتر
یکی دیگر از موضوعات مهمی که در مورد اخذ پلمپ دفاتر وجود دارد این است که دریافت این دفاتر به چه مدت زمانی نیاز دارد؟
موضوع پلمپ دفاتر از نظر قانونی و همچنین اداره امور مالیاتی اهمیت بسیار زیادی دارد، از همه رو این فرایند در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود. به صورت کلی پلمپ دفاتر روزنامه و دفاتر کل در کمتر از یک روز انجام می‌شود. بعد از ثبت این دفاتر بین 7 الی 10 روز زمان نیاز است تا این دفاتر از طریق پست به فرد حقیقی یا حقوقی درخواست کننده ارسال شود. به این موضوع مهم توجه کنید که اگر قبل از پایان سال مالی این دفاتر به اتمام برسد باید هر چه سریعتر برای دریافت دوباره آن‌ها اقدام کرد. در واقع در کل سال حتی یک روز هم نباید که کسب و کار شما بدون دفاتر قانونی باشد.
به دلیل اهمیت بسیار زیاد این دفاتر در صورتی که این دفاتر به صورت قانونی تکمیل و پلمپ نشوند عواقب و جریمه‌های مالیاتی بسیار زیادی برای آن در نظر گرفته خواهد شد. به همین دلیل است که به شما توصیه می‌کنیم که به هیچ عنوان اقدام در جهت دریافت دفاتر قانونی را به تعویق نیندازید.
مدت زمان دریافت پلمپ دفاتر سال 1402 برابر با 7 روز کاری می باشد .
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر
مثل هر فرایند ثبتی دیگر پلمپ دفاتر قانونی نیز نیاز به یک سری اسناد و مدارک مشخص دارد که برای آسان‌تر انجام شدن این فرایند بهتر است در ابتدا این مدارک به صورت کامل تکمیل و سپس ارائه شوند. واضح هست که مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی و حقوقی با هم متفاوت است در ادامه هر کدام از این دو مورد را با هم بررسی خواهیم کرد.
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی
- ارائه یک نسخه فتوکپی از کارت ملی شخص متقاضی پلمپ دفاتر
- ارائه یک نسخه فتوکپی از پروانه کسب و یا مجوز مربوط به کسب و کار مورد نظر
- تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر که باید به صورت مهر و امضا شده باشد
- در صورت استفاده از نماینده و یا وکیل باید وکالت نامه معتبر برای پلمپ دفاتر ارائه شود
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی
- ارائه یک نسخه فتوکپی از روزنامه تاسیس شرکت
- ارائه یک نسخه از فتوکپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل شرکت
- ارائه یک نسخه فتوکپی از آخرین تغییرات ثبتی شرکت که در روزنامه رسمی چاپ شده است
- تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر که باید به صورت مهر و امضا شده باشد
مراحل پلمپ دفاتر
بعد از این که با انواع دفاتر قانونی و لزوم اهمیت پلمپ آن آشنا شدید حالا باید با مراحل پلمپ دفاتر نیز آشنا شوید تا بتوانید که این فرآیند را به درستی انجام بدهید.
برای پلمپ دفاتر تجاری باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها یعنی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید.
- مرحله اول ) بهتر است که به سامانه مربوط به دفاتر قانونی که در بالاتر به آن اشاره شد مراجعه کنید. بعد از وارد شدن به این سامانه باید به قسمت ثبت دفاتر قانونی مراجعه کرده و در ابتدا حقیقی و حقوقی بودن آن را تعیین کنید. سپس نیز باید تمامی اطلاعات درخواست شده از قبیل اطلاعات شخصی و کاری را به دقت و صحت وارد کنید. بعد از اینکه اطلاعات را در این سامانه به ثبت رساندید، پیامک‌هایی در مورد ثبت این مرحله برای شما ارسال خواهد شد در ادامه باید اطلاعات مربوط به ابتدا و انتهای سال مالی را وارد کنید. توجه کنید که این اطلاعات باید کاملا دقیق و به صورت روز، ماه و سال باشد. در ادامه نیز باید اطلاعات مربوط به آدرس تعیین شده برای این دفاتر به صورت کامل و دقیق در سامانه درج شود. به این نکته توجه کنید که دفاتر قانونی به آدرس تعیین شده شما ارسال می‌شود پس حتما باید این آدرس صحیح و دقیق باشد.
- مرحله دوم ) اطلاعاتی که مربوط به شخصیت حقوقی شما است را می‌توانید مشاهده کنید. در صورتی که این اطلاعات صحیح است باید این اطلاعات را تایید کرده و در ادامه مدارک مربوط به آن را نیز وارد کنید. در صورتی هم که این اطلاعات صحیح نیست باید برای ویرایش آن به واحد ثبتی مورد نظر مراجعه کنید. در ادامه نیز مطابق با اطلاعاتی که وارد کرده‌اید یک شماره پیگیری به شما داده خواهد شد.
- مرحله سوم ) اگر دفاتر شما برای شخص حقوقی باشد باید اطلاعاتی از قبیل سمت هر فرد در شرکت و همچنین اطلاعات مربوط به اعضای هیئت مدیره شرکت را در سایت وارد کنید. در ادامه نیز باید اطلاعاتی مثل اسامی اعضای هیئت مدیره و اوراق شناسایی این اعضا را وارد کنید. همچنین باید مسئولیت محدود و نامحدود هر کدام از اعضای هیئت مدیره و همچنین کسانی که حق امضا دارند را نیز به صورت دقیق تعیین کنید. در مرحله بعدی نیز باید نوع دفاتر قانونی که درخواست دارید مثل دفاتر روزنامه و دفاتر کل را مشخص کنید و همچنین جلد و تعداد برگ‌های آن نیز با توجه به درخواست شما تعیین می‌شود پس حتما آن را با دقت انتخاب کنید. مرحله بعدی مربوط به تایید مدارک و اظهارنامه‌های مربوط به پلمپ دفاتر است. این موضوع را به خاطر داشته باشید که بعد از تکمیل این اطلاعات باید اصل مدارک و پیوست‌های مربوط به اظهارنامه را به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید.
- مرحله آخر ) در این مرحله نیز شماره پیگیری مربوط به پلمپ دفاتر نشان داده می‌شود بعد از اینکه مدارک مورد نیاز را برای ثبت دفاتر ارسال کردید کارشناسان و بازرسان این مجموعه آن‌ها را به دقت بررسی کرده در صورتی که مدارک تایید شوند و هزینه مربوط به آن پرداخت شود این دفاتر ارسال خواهند شد.
کاربرد دفتر پلمپ چیست ؟
یکی از ویژگی‌های بسیار مهم برای پلمپ دفاتر اهمیت و کاربرد آن است. احتمالا این سوال برای شما وجود دارد که اصولاً چرا باید دفاتر پلمپ را انجام داد و این کار چه لزومی دارد؟ اداره امور مالیاتی برای تعیین مالیات نیاز دارد که اعداد دقیق مربوط به سود و زیان و هزینه‌های مربوط به هر شرکت و کسب و کاری را بررسی کند و مالیات را دقیقا مطابق با آن‌ها تعیین کند و برای این کار از دفاتر قانونی مختلفی استفاده می‌کند. از طرفی این دفاتر برای جلوگیری از هر نوع تقلب و تخلفی باید حتماً پلمپ شوند تا هیچ تغییر و دخل و تصرفی در آن‌ها اعمال نشود.
پلمپ دفاتر ۱۴۰۲
پلمپ دفاتر ۱۴۰۲ یکی از بیشترین درخواست‌های مجموعه ثبت اریکه در حال حاضر است. همانطور که می‌دانید برای دریافت دفاتر قانونی هر سال، باید از اسفند سال قبل برای آن اقدام کرد. به همین دلیل شما برای دریافت دفاتر ۱۴۰۲ باید اسفند ۱۴۰۱ اقدام کنید.
زمانی همین که باید این دفاتر را ارائه کنید معمولا در پایان سال مالی یعنی در پایان اسفند ماه است. از آنجایی که معمولا ماه اسفند یکی از ماه‌های بسیار شلوغ و با حجم کاری زیاد برای تمامی افراد و کسب و کارها است پیشنهاد ما به شما این است که این کار را در اولین فرصت در اسفند ماه انجام بدهید زیرا با تاخیر در ارسال و ارائه دفاتر قانونی جریمه‌های مالیاتی زیاد و سنگینی برای شما در نظر گرفته خواهد شد.
به این موضوع مهم توجه کنید که برای تشکیل پرونده‌های مالیاتی تا زمان پایان سال مالی یعنی تیرماه سال بعدی فرصت دارید. افرادی که قصد دارند پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ انجام بدهند باید تا پایان تیرماه سال ۱۴۰۲ اظهارنامه مربوط به خودشان را تکمیل کنند در صورتی که برای تکمیل اظهارنامه و اقدام به پلمپ دفاتر نیاز به راهنمایی و مشاوره دارید می‌توانید از مشاوره کارشناسان و متخصصین مجموعه ما در این حوزه استفاده کنید. برای این کار کافیست برای پلمپ دفاتر ۱۴۰۲ خود با مجموعه ثبت اریکه در تماس باشید تا کارشناسان به بهترین نحوه در این زمینه پاسخگوی شما باشند.
مهلت ثبت پلمپ دفاتر سال 1402 تا پایان اسفندماه سال 1401 می باشد .
هزینه پلمپ دفاتر سال 1402
یکی دیگر از موضوعات بسیار مهم در مورد پلمپ دفاتر مربوط به هزینه پلمپ دفاتر است. در واقع افراد در اولین اقدام برای پلمپ دفاتر قصد دارند که این هزینه را بدانند. به این موضوع توجه کنید که هزینه پلمپ دفاتر قانونی در هر سال متفاوت از سال قبل است و همچنین هزینه با توجه به فاکتورهای مختلفی مثل نوع دفتر و تعداد برگ‌های آن متفاوت خواهد بود.
معمولاً تعداد برگ‌های دفاتر در حدود ۱۵۰ و ۲۰۰ برگ هستند که هر هر کسب و کاری با توجه به ویژگی‌های خود می‌تواند این عدد را تعیین کند پس به صورت کلی هیچ گاه نمی‌توان عدد ثابتی را برای هزینه پلمپ دفاتر در نظر گرفت . اما به صورت کلی شروع هزینه پلمپ دفاتر سال 1402 از 450 هزار تومان می باشد . در صورتی که بخواهید هزینه دقیق پلمپ دفاتر خود را بدانید بهتر است که با کارشناسان مجموعه ثبت اریکه تماس گرفته و با دادن اطلاعات دقیق از کسب و کار خود از این عدد به صورت دقیق اطلاع پیدا کنید.
چرا پلمپ دفاتر رد می‌شوند ؟
طبق آیین‌نامه موجود و مقررات باید دفاتر قانونی پلمپ شود. طبیعتاً هرگونه ایرادی که در دفاتر وجود داشته باشد باعث رد شدن پلمپ دفاتر و درنهایت جریمه‌های مالیاتی خواهد شد. زمانی که این دفاتر پذیرفته نمی‌شوند بدان معنا است که معاملات و موارد مالی که طی یک سال در آن درج شده است با استاندارد سازمان مالیات مطابقت ندارد. بنابراین توسط کارشناس اداره مالیات رد می‌شود.
عواملی که باعث رد شدن پلمپ دفاتر می‌شود به شرح زیر است:
- ثبت نشدن یک یا چند فعالیت مالی
- اگر دفاتر از وضعیت پلمپ خارج شده باشند.
- پاک کردن مواردی که در دفتر درج شده است.
- اگر صفحه یا صفحاتی در روزنامه بیشتر از حالت معمول، سفید باشد یا صفحه‌ای به طور کامل سفید باشد.
- دفاتر یک یا چند برگ نداشته باشند.
- بخشی از یک فعالیت یا تمام آن، بین سطور دفتر نوشته شده باشد.
- اگر موارد درج شده در دفتر به وسیله مواد شیمیایی، جوهر یا امثال آن ناپدید شود.
- اگر خلاصه‌ای از فعالیت‌های مالی شعب در دفاتر ثبت نشود.
- اگر اطلاعات ثبت شده با مداد باشد.
- اگر هر یک از حساب‌های بانکی و یا نقدی بستانکار گردد.
- اگر صرفاً از یک دفتر پلمپ برای ثبت موارد مالی طی چند سال استفاده شود.
- در صورت ثبت رویداد مالی که اتفاق نیفتاده است.
سخن آخر
از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بودید، سپاس‌گزاریم. در این مطلب اطلاعات دقیق و مهم در ارتباط با پلمپ دفاتر در اختیار شما عزیزان قرار گرفت. در صورت وجود هرگونه سؤال و ابهام می‌توانید با کارشناسان ما تماس گرفته و از مشاوره تخصصی ما استفاده نمایید. ثبت اریکه از ابتدا تا پایان تکمیل فرایند مورد نظر همراه شما خواهد بود.
سوالات متداول
سلام خسته نباشین برای پلمپ دفاتر از چه سایتی باید اقدام کنیم؟
سلام دوست عزیز ممنون از همراهی شما
وارد سایت اداره ثبت شرکت‌ها شوید